W celu sprawnej realizacji projektu szpitale partnerskie powołały wspólnie zespół projektowy, który był odpowiedzialny za realizację poszczególnych zadań i osiągnięcie zaplanowanych rezultatów projektu. W skład zespołu wszedł personel obu szpitali odznaczający się odpowiednim doświadczeniem w realizacji projektów unijnych oraz praktyczną wiedzą do prowadzenia powierzonych im obowiązków:
- Koordynator projektu – po stronie WSzS w Białej Podlaskiej
- Koordynator ds. medycznych – po stronie Brzeskiego Szpitala Klinicznego w Brześciu
- Specjalista ds. zamówień publicznych – po stronie polskiej
- Specjalista ds. zamówień publicznych – po stronie białoruskiej
- Specjalista ds. sprzętu – po stronie polskiej
- Specjalista ds. sprzętu – po stronie białoruskiej
- Specjalista ds. finansowych – po stronie polskiej
- Specjalista ds. finansowych – po stronie białoruskiej
- Specjalista ds. szkoleń – po stronie polskiej
- Specjalista ds. szkoleń – po stronie białoruskiej
W ramach projektu odbyły się również w Wojewódzkim Szpitalu Specjalistycznym w Białej Podlaskiej i Brzeskim Obwodowym Szpitalu Klinicznym w Brześciu cztery spotkania robocze personelu obu szpitali zaangażowanego we wspólną realizacje projektu. Z uwagi na trwającą pandemię COVID-19 część zaplanowanych w szpitalach spotkań roboczych w projekcie odbyła się w formie on-line. Tematyką spotkań była bieżąca realizacja działań projektowych, omówienie dotychczasowych działań medycznych i szkoleniowych, jak i realizacja części technicznej projektu dot. dostaw sprzętu.
Zdobyte przy realizacji projektu doświadczenie pozwoli po raz kolejny szpitalom realizującym partnerskim na planowanie kolejnych przedsięwzięć służących poprawie jakości opieki i dostępności świadczeń medycznych na obszarze przygranicznym.
W ramach tego zadania przewidziano również przeprowadzenie dwóch audytów finansowych projektu przez audytorów wybranych przez partnerów, którzy odpowiadają za zbadanie poprawności finansowej prowadzonych działań projektowych. Pierwsze takie audyty zostały wykonane w lutym 2020 r., w oparciu o które szpitalom partnerskim udało się pozytywnie rozliczyć częściowy raport finansowy z realizacji projektu za okres 01.03.2019-31.01.2020 r. Po zakończeniu realizacji projektu w w szpitalach partnerskich zostały przeprowadzone końcowe audyty finansowe projektu, a Wspólny Sekretariat Techniczny w Warszawie oraz Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej zatwierdzili końcowy raport finansowy za okres 01.02.2020-31.08.2021 r.